Klachtenprocedure

Procedure afhandeling klachten Asia Travel tours

Wij doen ons uiterste best om de reis zorgvuldig en naar behoren uit te voeren. En toch kan een klant een klacht hebben.

Op onze website www.asiatraveltours.nl vindt u onder de het kopje Klachtafhandeling een klachtenformulier. U kunt uw klacht hier beschrijven en via de button ‘Bestand bijvoegen’ de betreffende documenten bijvoegen. Uw melding wordt na ontvangst door ons in behandeling genomen en zal u uiterlijk binnen twee weken worden beantwoord.

Houd er rekening mee dat indien klachten niet op de bestemming zijn gemeld en er geen klachtenformulier is opgesteld, deze niet in behandeling wordt genomen.

Indien u een klacht heeft tijdens en/of na de reis, dan dient u als volgt te handelen.

Klachten (procedure)

Tijdens de reis

1. U meldt onverwijld eventuele klachten over de uitvoering van de overeenkomst ter plaatse zodat direct naar een oplossing kan worden gezocht. Daarvoor moet u – in deze volgorde zich – melden bij:
2. De betrokken dienstverlener;
3. De reisleiding of, als deze niet aanwezig of bereikbaar is;
4. De organisator.
5. Als de tekortkoming niet wordt opgeheven en afbreuk doet aan de kwaliteit van de reis moet u dit in ieder geval onverwijld, d.w.z. zonder enige toerekenbare vertraging, melden bij de organisator in Nederland. Dan kan via email info@asiatraveltours.nl of via + 31 62 39 626 76. Mocht de klacht niet of niet naar tevredenheid opgelost worden, dan dient u de reisleiding om een klachtenformulier te vragen en deze gezamenlijk in te vullen.
6. Een kopie van het klachtenformulier dient u, vergezeld van een gemotiveerde klachtbrief, na afloop van de reis doch binnen 6 weken via het webformulier naar Asia Travel Tours te sturen.
7. Als een tekortkoming ter plaatse niet bevredigend wordt opgelost, zorgt de organisator voor de mogelijkheid om deze in de vorm van een klacht te laten registreren door bijgaand formulier in te vullen en te retourneren naar bovenstaand emailadres.
   
8. De organisator zorgt voor informatie over de ter plaatse te volgen procedure, de contactgegevens en bereikbaarheid van betrokkenen.
9. Als u niet aan de meldingsplicht voldoet en/of de registratie van de klacht niet op de door de organisator aangegeven wijze verricht en de dienstverlener of de organisator daardoor niet in de gelegenheid is gesteld de tekortkoming te verhelpen, kan uw eventuele recht op een schadevergoeding/compensatie (geheel of gedeeltelijk) komen te vervallen.

Na de reis

1. Als uw klacht niet tot tevredenheid wordt opgelost, moet u deze zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee maanden na afloop van de reis (c.q. de genoten dienst) of na de oorspronkelijke vertrekdatum als de reis geen doorgang heeft gevonden, op de voorgeschreven wijze indienen. Als een kopie van het klachtformulier beschikbaar is, voegt u die daarbij.
2. Als de klacht de totstandkoming van een overeenkomst betreft, moet u deze zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 8 weken na uw kennisname van de feiten waarop de klacht betrekking heeft, bij de organisator indienen. 
3. Als uw de klacht niet tijdig indient, kan de organisator besluiten deze niet in behandeling te nemen, tenzij u redelijkerwijs geen verwijt treft.
4. De organisator geeft u uiterlijk één maand na ontvangst van de klacht een inhoudelijke reactie.
    

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Asia Travel Tours houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Dit betekent dat:

• Asia Travel Tours uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy verklaring
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Asia Travel tours de nodige passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd zijn
• Asia Travel Tours geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de geboekte reis waarvoor ze zijn verstrekt
• Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen/willen wijzen en deze zullen respecteren
  
  

Asia Travel tours is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van onze klanten

Als u bij ons een reis heeft geboekt, moeten wij de persoonsgegevens van u als klant verwerken vanwege administratieve doeleinden en uiteraard om uitvoering te kunnen geven aan de door u geboekte reis, zoals bijvoorbeeld reserveringen verzorgen bij luchtvaartmaatschappijen, hotels en lokale touroperators. Wij moeten ook uw boeking en uw mogelijk account bij ons kunnen beheren. Daarnaast moeten we kunnen communiceren over uw geboekte reis en kunnen uitnodigingen voor onze informatiedagen dan wel voor andere bijeenkomsten. Ook in geval van een calamiteit is het noodzakelijk over deze gegevens te beschikken.  

De basis om uw persoonsgegevens te gebruiken ligt in de overeengekomen reisovereenkomst die wij met elkaar hebben afgesloten.  

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Asia Travel Tours de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Paspoortgegevens (kopie of alleen nummer en datum/plaats uitgifte, afhankelijk van de geboekte reis). In sommige gevallen hebben wij  uw paspoortgegevens nodig voor een visumaanvraag. Ook kan het voorkomen dat we voor het inchecken in hotels of voor het reserveren van een binnenlandse vlucht of treinreis uw paspoort gegevens nodig hebben. Of om u te kunnen laten reizen in bepaalde landen, indien overheidsinstanties dit eisen
• Relevante bijzonderheden voor de reis en eventuele speciale dieet wensen. Als deze gegevens door u worden aangeleverd, is dit uiteraard met uw toestemming
• We gebruiken ook persoonsgegevens van andere reisgenoten die door de hoofdboeker zijn aangeleverd. Zorg er voor dat ook zij hiermee akkoord gaan en dat u deze gegevens ook daadwerkelijk mag aanleveren
• Informatie van thuisblijvers (optioneel)
• Medische gegevens zoals rolstoel etc. (optioneel)
• Uw persoonsgegevens of die van uw reisgenoten worden door Asia Travel Tours opgeslagen ten behoeve van de uitvoering van de reisovereenkomst (geboekte reis), gedurende de periode van de reisovereenkomst. Ze worden opgeslagen en gebruikt om u te informeren over de reizen, als wel opgeslagen
• Na de reis bewaart Asia Travel Tours uw gegevens, tenzij u ons laat weten dat u dat niet op prijs stelt
  
  

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Asia Travel tours is voornemens om nieuwsbrieven aan klanten en geïnteresseerden te sturen. Wilt u de nieuwsbrief ontvangen dan kunt u zich inschrijven via een formulier op de website van Asia Travel Tours.

Op het formulier vragen wij naar uw naam, e-mailadres en postcode. Deze persoonsgegevens van de nieuwsbrief abonnees worden door ons gebruikt om u te informeren over onze reizen, informatie te geven over reisbestemmingen, aanbiedingen en informatiedagen. 

Uw persoonsgegevens worden door Asia Travel Tours bewaard en alleen gebruikt om nieuwsbrieven te versturen gedurende de periode dat u bent aangemeld. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft bij het boeken van een reis zullen wij niet aan derden verstrekken tenzij dit noodzakelijk is voor uitvoering van de reisovereenkomst. 

Denk daarbij aan luchtvaartmaatschappijen, hotels, vervoersbedrijven en lokale agentschappen binnen en buiten de EU.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, met uitzondering van derden die nodig zijn om uw reis uit te voeren, zoals bijvoorbeeld lokale agentschappen buiten de EU en hotels. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Asia Travel tours bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:  

• Alle personen die namens Asia Travel tours van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, indien nodig en wenselijk
• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Uw communicatie met Asia Travel Tours  
Als u ons een e-mail stuurt, online of via sociale media met ons chat, deelneemt aan online webinars / landenpresentaties, leggen wij uw communicatie met ons vast voor kwaliteit en leerdoeleinden.  

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken, tenzij wij deze nog nodig hebben voor de uitvoering van uw reis. 

Geautomatiseerde technologieën

Indien u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens automatisch verzamelen: websitegedrag, websitepatronen en technische gegevens van uw apparatuur. We verzamelen deze persoonlijke gegevens door cookies, serverlogs en andere vergelijkbare technologieën te gebruiken. 

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine bestanden die uw voorkeuren tijdens website bezoek onthouden en opslaan op je computer/apparaat.

Wat doen cookies?

Cookies hebben verschillende functies. In de eerste plaats vergemakkelijken ze het surfen door inlognamen, wachtwoorden, inhoud van winkelwagentjes en bijvoorbeeld laatst bekeken reizen te onthouden. Websites gebruiken cookies ook om bij te houden hoeveel bezoekers er op een site komen en welke pagina’s populair zijn. Er zijn ook cookies die registreren welke websites je bezoekt en zo een inschatting maken van je interesses. Voor het leveren van een betere gebruikerservaring, beleving en volledige werking van de website plaatst Asia Travel Tours cookies op uw computer. De cookies worden dus gebruikt om onze website beter te laten functioneren en het web bezoek te monitoren. Wij kunnen deze niet herleiden tot een pc of individu. 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft  het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen, suggesties of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met ons op! Dat kan telefonisch en/of via de e-mail. 

Contactgegevens Asia Travel Tours
Asia Travel Tours
Waterkeringweg 129
1051 NZ Amsterdam

+31 (0) 6 239 626 76

info@asiatraveltours.nl